Bedrijfsvoering

De vakgroep personeel en organisatie adviseert en ondersteunt de directie, de managers en de medewerkers op het gebied van personeel en organisatie. De vakgroep is onder meer verantwoordelijk voor het opstellen van het strategische personeelsbeleid, processen van organisatie- en personeelsontwikkeling en verzorgt de salarissen. Het gaat hierbij onder andere om werving- en selectievraagstukken, loopbaanbegeleiding, ontslagprocedures, coaching en opleidingen.

Doelstelling
Wij willen voldoen aan de ambities, verwoord in het coalitieakkoord 'daadkrachtig en kerngericht'. We willen een gemeentelijke organisatie zijn die wendbaar en robuust genoeg is om de uitdagingen aan te gaan waar wij voor staan.

Voor 2021 hadden we de volgende activiteiten voorgenomen:  

Trainingsprogramma rolvastheid en eigenaarschap
We hadden niet bedacht dat we in 2021 overwegend thuis zouden werken. Een van de bijeffecten was dat medewerkers meer eigenaarschap en rolvastheid lieten zien.  Hierdoor hebben we geconstateerd dat een training voor deze onderwerpen niet nodig was. Individuen waar dit wel een punt bij is, worden door hun leidinggevende begeleid. We hebben wel geïnvesteerd in workshops personal branding in het kader van het Huis van Buren. Bij organisatieontwikkeling vertellen we hierover meer.

Verbeteren kwaliteit college- en raadsvoorstellen
Eind 2020 en doorlopend in 2021 hebben we bij Bureau Taal een e-learning duidelijke taal georganiseerd. In alle eerlijkheid is deze training niet helemaal goed bevallen. In deze coronatijd is het voor medewerkers lastig om alle ballen in de lucht te houden. Vooral jonge mensen met gezinnen waarbij de kinderen ook thuis waren, gaven aan hun werk net aan te kunnen. Een extra training werd als erg belastend ervaren en het management heeft dit ook teruggeven. Vanuit het onderdeel Communicatie is oa. een schrijfwijzer op intranet geplaatst. Medewerkers weten wat de bedoeling is met Duidelijke taal. Het enthousiasme ontbreekt echter om hier echt mee te werken. Er wordt nog onderzocht wat er voor nodig is om betere college- en raadsvoorstellen in procedure te brengen. Ook de bestuursadviseurs en het management spelen hier een rol in.

Organisatieontwikkeling
Onze gemeentelijke organisatie is op 1 januari 2020 formeel van start gegaan met vier nieuwe domeinen: Ruimte, Sociaal domein, Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Ook is er een team Staf. In 2021 vroeg een aantal strategische opgaven een nieuwe manier van kijken naar het werk en de samenwerking met ‘buiten’. De ontwikkelingen binnen onder andere de strategische opgaven Omgevingswet, kerngericht werken en visie op dienstverlening vragen van de ambtelijke organisatie een andere houding en gedrag. Hierop is het Huis van Buren, waarin klantgerichtheid centraal staat, verder uitgewerkt.

Strategische personeelsplanning
Wij streven naar een medewerkersbestand passend bij onze ambities en onze wettelijke taken. Met de huidige arbeidsmarkt hebben we 2,5 keer zo veel vacatures moeten invullen als bijvoorbeeld vier jaar terug. We staan voor de kwaliteit van onze medewerkers en dit betekent dat we op zoek blijven naar de beste kandidaat, ook als dit betekent dat we vaker een procedure moeten volgen. Het is ons goed gelukt om ook jong talent aan ons te binden. Het inwerkprogramma is geëvalueerd. Dit is een prima programma (geven twintig nieuwe medewerkers aan) maar het is niet in alle gevallen goed doorlopen. Hier moeten HR, het management en de nieuwe medewerker zelf voor waken.
Tot slot zijn we in 2021 gestart met het voeren van exitgesprekken, zodat we ook zicht hebben waarom medewerkers vertrekken en dat we hiervan eventueel kunnen leren. Door deze extra activiteiten en doordat managers aangaven dat leiding geven in coronatijd best ingewikkeld is, hebben we de strategische personeelsplanning in overleg met het management doorgeschoven naar 2022. In dit jaar zullen we conform het strategisch personeelsbeleid 2007-2022 de strategische personeelsplanning gaan uitvoeren.

Vitaliteit en preventie
We willen een aantrekkelijke werkgever zijn die aandacht heeft voor haar medewerkers. Daarom wilden we medewerkers trainingen aanbieden over vitaliteit (over beweging, voeding en ontspanning)  voor onze medewerkers. Deze preventieve trainingen kunnen onder andere helpen bij het terugdringen van het ziekteverzuim. We hebben i.v.m. Corona andere accenten gelegd. Zo hebben we de inpandige rookruimte per 1 juli 2021 gesloten en zijn we als organisatie aangesloten bij de Rookvrije Generatie. Daarnaast hebben we vaak aandacht besteed aan een goede thuiswerkomgeving en hebben we medewerkers de ruimte gegeven om in overleg op kantoor te werken als dat thuis ingewikkeld was.

Garantiebanen
We hebben dit jaar ruim aan het streefcijfer van 2,8 fte voldaan. We hebben 4 fte aan medewerkers met een Garantiebaan. Hierbij gaan we uit van 25 uur per week = 1 fte, conform de landelijke afspraak bij garantiebanen.

Arbeidsmarktcommunicatie
We streven ernaar om jonge goed opgeleide mensen aan ons te binden. Daarvoor gaan we onderzoeken hoe en waar we deze groep mensen kunnen werven. Een hbo-stagiaire deed haar eindonderzoek en adviseerde vooral maatwerk per vacature. We hebben met succes geëxperimenteerd met bijvoorbeeld trainee-ship op het sociaal domein, het maken van een filmpje in plaats van een vacaturetekst etc. Het lukt ons nog steeds om goede mensen te vinden, we hebben mooie brede takenpakketten. We blijven aan onze arbeidsmarktcommunicatie verder werken.

Inhuur derden
In 2021 is dit budget bij de domeinmanagers belegd, bij integrale verantwoordelijkheid hoort immers ook de bevoegdheid om zelf inhuur te kunnen inzetten. Hierbij adviseren financiën en HR vooraf. We zien dat we de regels die we met o.a. inkoop en de accountant afspraken niet altijd nagekomen worden. Het goed beheren/in control zijn van inhuur moet verder opgepakt worden in 2022.

Ziekteverzuim
Het gemiddelde ziekteverzuimcijfer over 2021 was 6,11%! Het doel was om voor 2021 toe te werken naar een reëel verzuimcijfer van 7%, In 2020 was het ziekteverzuim 6,45% en het streefcijfer 7,8%. Daarmee hebben we het toch al ambitieuze ziekteverzuimstreefpercentage voor het tweede jaar op rij ruimschoots gehaald en daar zijn we blij mee en trots op. We zitten nu onder het haalbare verzuimcijfer voor gemeenten van onze omvang van 6,7%.

N..B. in 2018 was ons ziekteverzuim nog 10,5%, in 2019 was het 7,8%. We komen van ver, maar het gaat boven verwachting goed. Ook landelijk zien we dat in Coronatijd het ziekteverzuim gedaald is. Dit komt vermoedelijk door het meer zelf kunnen indelen van de tijd en het grote verantwoordelijkheidsgevoel van mensen om zaken toch gedaan te krijgen. Daarnaast besteden de HR adviseurs en de managers meer tijd en aandacht aan individuele ziektesituaties. Een punt van aandacht blijft wel de werkdruk, HR ontvangt regelmatig signalen dat de werkdruk te hoog is. Medewerkers konden vanaf januari 2021 gebruik maken van het bedrijfsomstandighedenspreekuur. 12 medewerkers hebben hier gebruik van gemaakt. Medewerkers kunnen de bedrijfsarts dan spreken in het gemeentehuis of daarbuiten. HR of het management krijgt geen terugkoppeling van dit gesprek, het gesprek is preventief ter voorkoming van ziekteverzuim. HR heeft op verschillende momenten medewerkers voorgelicht over deze mogelijkheid, en daarbij uitgelegd hoe medewerkers een afspraak bij de bedrijfsarts kunnen maken. Dit zullen we in 2022 onder de aandacht blijven brengen.

Integriteit
Voor alle medewerkers die in 2021 nieuw in dienst kwamen, is een VOG verklaring gevraagd. Voor alle nieuwe medewerkers in 2021 zijn deze ook afgegeven. We hebben in 2021 voor het eerst de ambtsbelofte of ambtseed afgenomen. We hechten er aan om deze bijeenkomsten fysiek te kunnen doen. Hierbij maakten de collegeleden en de nieuwe medewerkers vooraf kennis met elkaar tijdens een informele lunch. We stonden stil wat integriteit in de functie van medewerker van de gemeente Buren betekent, waarna de ambtseed of belofte door de gemeentesecretaris werd afgenomen.

Er zijn drie meldingen binnen gekomen bij de vertrouwenspersonen en bij HR. Medewerkers gaven aan dat het fijn en genoeg was om hun hart te luchten, zij gaven aan nu geen vervolgstappen te willen zetten maar het wel gemeld te willen hebben. Ook ging het in één situatie om grensoverschrijdend gedrag. Er zijn gesprekken geweest, er hebben interventies plaatsgevonden en we hebben met elkaar onderzocht welke stappen er genomen moesten worden en nog moeten worden.  We doen dit met inachtneming van alle belangen van betrokkenen. Daarbij realiseren we ons dat dit een heel precair en emotioneel proces is voor alle betrokkenen.

Daarnaast is er een melding binnen gekomen van een medewerker waarbij er sprake was van intimiderende bejegening door een inwoner. De betreffende inwoner heeft een brief ontvangen dat gemeente Buren grenzen stelt aan intimiderend gedrag. Op dit moment worden er trainingen omgaan met emotie en agressief gedrag georganiseerd. Het uitgangspunt is daarbij: emotie mag, agressie nooit. We willen deze trainingen fysiek in het gemeentehuis organiseren. Er is geen melding vermoeden van een misstand gedaan.