Bedrijfsvoering

Planning en control is het geheel van activiteiten die uitgevoerd moeten worden voor het plannen en beheersen van de gemeentelijke activiteiten. Planning en control is daarmee een van de belangrijkste hulpmiddelen voor het uitvoeren van uw volks vertegenwoordigende, kader stellende en controlerende rol. Dit vertaalt zich in de bestuurlijke planning en control-cyclus. In onze gemeente bestaat deze uit een kadernota, programmabegroting, bestuurlijke rapportages en jaarstukken. De eerste twee instrumenten passen vooral bij de volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol (planning), de laatste twee bij de controlerende rol (control). Uiteraard kunt u op basis van de bestuurlijke rapportages en ook de jaarstukken wel bijsturen.

De doelstelling van planning en control is het sturen en beheersen van de gemeentelijke processen. Dit betekent in de praktijk het bieden van tijdig, volledig en juist inzicht in de beoogde maatschappelijke effecten (doelstellingen), de activiteiten die bijdragen aan het realiseren van deze doelstellingen en de middelen die daarvoor beschikbaar zijn. Het uiteindelijke doel is u als raad in staat te stellen juiste beslissingen te nemen in het belang van onze inwoners, bedrijven en instellingen.

De volgende activiteiten waren in 2021 gepland:

• Kwaliteit van de planning & control cyclus

Het financiële perspectief in de programmabegroting 2021 was niet goed. Dit was de reden voor een Zero Based Budgeting traject (ZBB). De organisatie heeft in 2021 hard gewerkt om alle budgetten te analyseren en de bezuinigingsmogelijkheden in beeld te brengen. U was hierdoor in staat om in november de Programmabegroting 2022-2025 vast te stellen waarin de laatste twee jaar structureel in evenwicht zijn.

• Verbeteren kwaliteit budgetbeheer

Het hierboven beschreven ZBB traject heeft veel tijd van de organisatie gevraagd. Daarom pakken we het voornemen om de kwaliteit van het budgetbeheer te verbeteren verder op in 2022.

Rechtmatigheidsverantwoording
Rechtmatig handelen is voor een overheidsorganisatie belangrijk: wij moeten voldoen aan wet- en regelgeving. De accountant geeft hier jaarlijks een verklaring over af, alsook over het getrouwe beeld (zijn de jaarstukken conform realiteit). Er is een wetswijziging in voorbereiding om de rechtmatigheidsverantwoording voortaan door het college van burgemeester en wethouders af te laten leggen. Dit is naar verwachting voor het eerst bij de jaarstukken 2022. Dit jaar nemen wij de verantwoording al wel op in het jaarverslag en zien wij dus als een proef.

Op 30 maart 2021 nam u het volgende besluit:
1.   Vanaf 2021, onafhankelijk van wettelijke goedkeuring, de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad af te laten leggen.
2.   De grens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 1% van het totaal aan lasten inclusief toevoeging reserves (variant 1 - wettelijke norm).
3.   Na een jaar het proces tot de verantwoording en de uitkomst met de auditcommissie evalueren.
4.   In de bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag in ieder geval in te gaan op:

a.   bevindingen die boven de afgesproken grens vallen;
b.   bevindingen die onder de verantwoordingsgrens blijven, maar wel relevant zijn om te melden;
c.   de te nemen beheersmaatregelen;
d.   bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden;
e.   overige zaken die relevant zijn om de gemeenteraad over te informeren.

De rechtmatigheidsverantwoording vindt u in de jaarrekening bij het onderdeel controleverklaring. In de paragraaf bedrijfsvoering gaan we nader in op de door u besloten onderdelen. Dit doen we mede aan de hand van drie criteria waarover we verantwoording moeten afleggen:

• Begroting: passen de financiële handelingen binnen het kader van de geautoriseerde begroting?
• Voorwaarden: voldoen we aan de eisen bij de uitvoering van financiële beheershandelingen (o.a. het normenkader)?
• Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn de gegevens die door derden zijn verstrekt juist en volledig en worden de gelden gebruikt in overeenstemming met het doel?

In de auditcommissie van juni jl. is een terugkoppeling gegeven hoe het proces van de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarstukken 2021 is ervaren.

Ad. 4a Bevindingen die boven de afgesproken grens vallen.
Er zijn geen rechtmatigheidsfouten geconstateerd die boven de afgesproken grens vallen.

Ad. 4b Bevindingen die onder de verantwoordingsgrens blijven, maar wel relevant zijn om te melden.

• Begroting: per programma overschrijden de werkelijk lasten de begroting niet. Zie verder het onderdeel financiële rechtmatigheid in de jaarrekening.
• Voorwaarden:
  • Fouten: rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. De omvang van de rechtmatigheidsfout bedraagt € 369.000 en ziet voor € 310.500 toe op lasten en aangegane verplichtingen in 2021 welke niet in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels tot stand zijn gekomen. Qua bedrag is dit meer dan een halvering vergeleken met vorig jaar. Het aantal onrechtmatige dossiers is 80% lager dan vorig jaar. Alle onrechtmatige dossiers zijn gestopt per eind april 2022. De fout in 2022 nemen we mee bij de jaarstukken 2021. De onrechtmatigheid ronden we daarmee in 2021 af.
  • Onduidelijkheden: hiervan is sprake indien we in het kader van de verslaggeving niet kunnen aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet. De omvang van de onduidelijkheid bedraagt € 43.500 en gaat over betalingen binnen het sociaal domein.
• Misbruik en oneigenlijk gebruik: Dit onderzoek nemen we zijdelings mee in onze verbijzonderde interne controle. U kunt hierbij denken aan bijstandsfraude of aan fraude met vergunningen. Als we bij de onderzoeken hier tegenaan lopen dan pakken we dit op. In 2021 zijn geen gevallen ontdekt.

Ad. 4c De te nemen beheersmaatregelen.
Tot 2020 deden we alleen na afloop van het jaar onderzoek naar aanbestedingen en of deze binnen de vastgestelde kaders vallen. We noemen dit de spendanalyse. In 2021 hebben we de spendanalyse driemaal uitgevoerd. Daarnaast zijn de kritische dossiers uit 2020 per kwartaal beoordeeld. De risico’s op het niet voldoen aan de aanbestedingswetgeving zitten onder andere bij inhuur van personeel en op verouderde contractafspraken ten aanzien van ICT (o.a. onderhoud). Niet alle aanbestedingen konden we direct beëindigen. We ondernamen direct actie, zodra het mogelijk was.

We hebben eind 2021 een mooie stap gezet ten opzicht van 2020, maar we zijn er nog niet. In 2022 gaan we de (nieuwe) risicovolle dossiers weer monitoren. Dit doen we door de spendanalyse elk half jaar uit te voeren. Daarnaast is besloten om voor het onderdeel inhuur derden toe te treden tot de Bedrijfsvoering organisatie West-Betuwe (BWB). De kerncompetentie bij BWB is het inhuren van mensen en via BWB huren we rechtmatig in. We zijn hierover in gesprek met BWB en de planning is dat we eind dit jaar/ begin volgende jaar toe kunnen treden. De huidige inkoopondersteuners kunnen zich meer verdiepen op hun domein en focussen op overige strategische inkopen naast inhuur.

Ad. 4d Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden.
Binnen één team kozen we er bewust voor om een inhuurcontract niet te beëindigen. Het team was niet stabiel door ziektes. Ook is een aantal keuzes neergelegd in het ZBB traject over de uitvoering die effect kunnen hebben op de samenstelling van het team. Het was simpelweg niet verstandig om eerder te stoppen vanwege de continuïteit en complexiteit van het werk die dan in het geding komt. De huidige raamovereenkomst liep per 1 maart 2022 af. Op dit moment zijn drie vacatures opengesteld om zo vaste formatie te creëren voor de reguliere werkzaamheden.

Ad. 4e Overige zaken die relevant zijn om de gemeenteraad over te informeren.
Wat hebben we gedaan in 2021 voor de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording:

• De uitgangspunten en randvoorwaarden voor het vastleggen van processen zijn vastgesteld.
• Planning met het beschrijven/ actualiseren van processen is vastgesteld.
• De eerste processen inclusief de beheersmaatregelen zijn beschreven/ geactualiseerd.
• De verbijzonderde interne controle voeren we uit op basis van een risicogerichte aanpak in plaats van een statistische steekproef.
• We hebben de verbeteragenda verder vorm gegeven. Deze agenda bevat niet alleen de opmerkingen van de accountant, maar ook bijvoorbeeld aanbevelingen vanuit de domeinen (processen) en de verbijzonderde interne controle. Per kwartaal monitoren we de voortgang van de aanbevelingen in het MT en het college. De auditcommissie informeren we tweemaal per jaar.

Wat moeten we nog doen in 2022 voor de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording:

• We gaan verder met het beschrijven/ actualiseren van processen met de vastgestelde uitgangspunten en randvoorwaarden.
• Het actualiseren van de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen en de nota door u vast te laten stellen.
• Het opstellen van een nota Misbruik en oneigenlijk gebruik en de nota door u vast te laten stellen. In de diverse regelingen zijn de maatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke middelen tegen te gaan wel geregeld, maar wij hebben hier nog geen overkoepelend beleid op.
• Het uitvoeren van een frauderisicoanalyse.
• Nadere afspraken met u maken over (niet) financiële rechtmatigheden in relatie met de paragraaf bedrijfsvoering. Dit pakken we op bij het actualiseren van de financiële verordening.