Wat hebben we gedaan?

5.1.1 Vereenvoudigen procedures omgevingsvergunning

De Omgevingswet is met een half jaar uitgesteld. Dat betekent dat de in te voeren dienstverlening ook in 2022 wordt gedaan. In 2021 hebben we een aantal stappen gezet, zoals de invoering van de regiekamer, waardoor de communicatie met inwoners over aanvragen en procedures is verbeterd.

5.1.2 Opstellen uitvoeringsagenda

In 2021 is het ons niet gelukt om de visie op dienstverlening en het bijbehorende uitvoeringsplan vast te stellen. Mede door de impact van het ombuigingstraject en de druk op de ambtelijke, bestuurlijke en politieke planning is dit onderdeel vertraagd. De visie op dienstverlening is op 25 januari 2022 vastgesteld in de raad. Later in 2022 volgt het uitvoeringsplan.

5.1.3 Optimaliseren digitale omgeving

In 2021 hebben we flinke stappen vooruit gezet met de e-formulieren. Deze gingen in 2021 live. We hebben belangrijke vervolgstappen gezet in de digitale informatie transitie naar de Common Ground. We leverden een eerste versie op van onze OpenPDD (Portal Digitale Diensten) met een veilige DigiD aansluiting en een koppeling naar onze basisregistratie personen (BRP). Hiermee hebben we een basis neergezet voor de uitbreiding van onze digitale dienstverlening in 2022 en gaan we samen met de VNG een pilot starten naar een overheidsbrede Track & Trace toepassing.

5.1.4 Optimaliseren fysieke loketfunctie

Het optimaliseren van de loketfunctie maakt onderdeel uit van de visie op dienstverlening en vloeit  voort uit de businesscase van het gemeentehuis. De visie op dienstverlening ligt op 25 januari 2022 ter besluitvorming in de raad. De planning is dat de businesscase voor het gemeentehuis in het eerste kwartaal van  2022 afgerond is. De fysieke optimalisatie van de loketfunctie nemen wij mee in de toekomst van het gemeentehuis

5.1.5 Uitvoeren reguliere werkzaamheden

In 2021 is het ons niet gelukt om de visie op dienstverlening en het bijbehorende uitvoeringsplan vast te stellen. Mede door de impact van het ombuigingstraject en de druk op de ambtelijke, bestuurlijke en politieke planning is dit onderdeel vertraagd. De visie op dienstverlening is op 25 januari 2022 vastgesteld in de raad. Na vaststelling van de visie volgt in 2022 het uitvoeringsplan. Onderdeel van het uitvoeringsplan is het gebruik van de data van het TIC om de effecten van de verbetering van onze dienstverlening te monitoren. In het tweede kwartaal van 2021 zijn we gestart met het project hybride werken. Een van de uitgangspunten van het hybride werken is 50% thuiswerken. Vanaf oktober 2021 zetten wij de eerste stappen om volgens de uitgangspunten van het hybride werken te werken. Dit bouwen wij in 2022 verder uit.

5.2.1. Afstemmen van gerichte communicatiemiddelen

In 2021 maakten we elke maand een overzicht van de sociale media statistieken. Tijdens de newsroom-momenten bespraken we wat er leeft bij onze inwoners. Kernregisseurs gaven aan wat zij hoorden in de kernen en de medewerkers van TIC lieten weten waar de meeste telefoontjes over gingen. Op die manier wisten we welke onderwerpen er leefden bij inwoners. Dit verwerkten we in onze communicatiekalender en sociale media planning. Daarnaast gingen we met de betreffende domeinen om de tafel zitten. Met hen gingen we in gesprek over de onderwerpen die speelden en hoe we onze inwoners daarvoor konden informeren. Dit is een doorlopend proces waarbij we elke keer opnieuw kijken wat er leeft onder inwoners. Dit blijven we in 2022 maandelijks doen. We passen onze communicatiemiddelen aan op de opgehaalde informatie.

5.2.2. Uitvoeren reguliere werkzaamheden

Nieuwe huisstijl
Afgelopen jaar besloten we de huisstijl te parkeren tot na de nieuwe gemeenteraadsverkiezingen in 2022. Vanwege het coronavirus en de zorgen die dit met zich meebracht voor inwoners en ondernemers, vonden we het niet gepast om de nieuwe huisstijl eerder door te voeren. We hebben in 2021 de huisstijl verder ontwikkeld tot een tweetal mogelijke logo’s waar we offline en online mee kunnen werken. In 2022 wordt dit project verder opgepakt.

Helder taalgebruik en schrijftrainingen
In 2020 zijn we gestart met een schrijftraining 'Duidelijke taal'. Deze training werd aangeboden aan alle medewerkers. De schrijftraining liep in 2021 door en is nu afgerond. Daarnaast maakten we een schrijfwijzer met tips en voorbeelden voor het schrijven op B1-niveau. Dit is het niveau dat de meeste Nederlanders begrijpen en gebruiken.

Doorontwikkeling website
In 2021 hebben we verschillende pagina’s van de strategische opgaven overzichtelijker gemaakt. Hierdoor konden inwoners makkelijker de juiste informatie vinden. In 2022 gaan we verder met het bijwerken van de website.

Doorontwikkeling sociale media
We zijn afgelopen jaar meer gebruik gaan maken van promotie via sociale media. Hierdoor bereikten we een grotere groep inwoners, waaronder meer jongeren in de gemeente. We maakten een overzicht van de verschillende kanalen en doelgroepen. Zo konden we per bericht kijken welk kanaal het meest geschikt was. Daarnaast werkten we aan een sociale mediabeleid. Hiervoor vonden in 2021 verschillende brainstormsessies met andere gemeenten plaats. In 2022 willen we dit beleid verder vormgeven met richtlijnen voor de communicatie op sociale media.

Doorontwikkeling newsroom
In 2021 zochten de domeinen meer de samenwerking op via de newsroom. Met de newsroom brachten domeinen elkaar op de hoogte over bijvoorbeeld werkzaamheden, telefoontjes die binnenkwamen, sociale mediaberichten en inwonersinitiatieven. Zo kregen we een beter beeld van wat er buiten de organisatie leeft. Daar speelden we op in door deze informatie mee te nemen in de advisering aan andere domeinen en bij het maken van het gemeentenieuws en raadsjournaal. Begin 2022 vindt er een evaluatie plaats over het werken met een newsroom.

Communicatiekalender
In 2021 zijn we gaan werken met een communicatiekalender. Op die manier weten we beter wat eraan komt. Belangrijke data, zoals de week van de pleegzorg, de week van respect en de dag van de aarde, waren terug te vinden in de communicatiekalender. Ook vulden we de communicatiekalender met bijeenkomsten die plaatsvonden. Denk aan bijeenkomsten voor de visie op dienstverlening en de omgevingsvisie. Met de kalender weten we wat eraan komt. We kunnen inwoners hierdoor goed informeren. Door alle bijeenkomsten in een kalender te zetten, voorkomen we dat te veel bijeenkomsten in korte tijd plaatsvinden. We gaan ook in 2022 met een communicatiekalender werken.

5.3.1 Voorbereiden verkiezingen gemeenteraad

In 2021 zijn er gesprekken gevoerd over de verkiezingscampagnes en integriteit met de besturen van de politieke partijen die mee willen doen aan de verkiezingen. Dit gebeurde door de burgemeester en griffier ter voorbereiding op het opstellen van de kandidatenlijsten. Samen met de griffie is een draaiboek opgesteld ter voorbereiding op de aankomende verkiezingen. In 2021 troffen we maatregelen om de verkiezingen wederom coronaproof te laten verlopen en te voldoen aan de eisen die het Rijk daaraan stelt.

5.3.2 Verbeteren bestuurscultuur

Investeren op onderlinge verhoudingen
Investeren op onderlinge verhoudingen is door de raad opgepakt in een cultuurtraject. Vanwege corona is dit verschillende keren uitgesteld. De eerste bijeenkomst was afgelopen november 2021. Vervolgdata zijn gepland in januari en februari 2022. Dit cultuurtraject krijgt vorm in samenhang met het traject van de toekomstoriëntatie. Een eigentijdse vergaderstructuur, passend bij onze gemeente, is afhankelijk van de keuzes die voortvloeien uit het cultuurtraject van de raad en de toekomstoriëntatie. De bevindingen van de raad worden vastgelegd in een overdrachtsdocument. De definitieve keuze wordt overgelaten aan de nieuw te kiezen raad.

Inwonersparticipatie
Het vormgeven van een adequate inwonersparticipatie heeft in 2021 nog niet tot een andere opzet geleid.

Kwaliteitsverbetering
Een eerste stap bij de kwaliteitsverbetering van bestuursvoorstellen is de invoering van een nieuw format voor raadsvoorstellen. Hierdoor krijgt de raad beter inzicht in welk besluit wordt gevraagd en welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. Het gebruik van dit format, door zowel de schrijver als de lezer, moet nog worden doorontwikkeld.

Rekenkamerfunctie
Over de herijking van de rekenkamerfunctie zijn verkennende gesprekken gevoerd met griffiers en rekenkamers van een aantal buurgemeenten over een regionale rekenkamercommissie. We constateren daaruit verschillende snelheden in de noodzaak en behoefte van de verschillende gemeenten. Samen met de gemeente West-Betuwe wordt gewerkt aan een uitwerking van mogelijkheden. Die volgt naar verwachting in het voorjaar 2022.

5.3.3 Vervolg implementatie kerngericht werken

De visie op kerngericht werken is in 2021 vastgesteld. In 2021 stelden we ook het uitvoeringsplan kerngericht werken 2021-2023 vast. In het uitvoeringsplan staat wat inwoners en organisatie nodig hebben om goed kerngericht te werken. We gaven in 2021 uitvoering aan het uitvoeringsplan. Dit zetten we ook in 2022 door. In combinatie met de strategische opgave dienstverlening gaan we kerngericht werken in de organisatie naar het volgende niveau brengen.

5.3.4 Vaststellen Visie op Buren

In juli 2021 heeft de gemeenteraad ingestemd met de toekomstoriëntatie. De toekomstoriëntatie  van de gemeente Buren zet in op groei en bescheiden bruis voor het Buren van 2040. Daarnaast heeft de gemeenteraad besloten te starten met de tweede fase van de toekomstoriëntatie. In deze fase richten we op het in kaart brengen van de gevraagde bestuurs- en organisatiekracht.

5.3.5 Versterken bestuurskracht

Na de instemming van de gemeenteraad op de toekomstoriëntatie van de gemeente Buren is er gestart met het vervolgtraject, oftewel het handelingsperspectief. Dit traject is uitgevoerd en heeft geleid tot een rapportage die overzicht geeft in de huidige situatie. Wat zijn sterkten en zwakten van het bestuur en de organisatie van Buren? Vervolgens is hierover inzicht gegeven via een compacte SWOT-analyse. Het onderzoek geeft inzicht in wat er nodig is richting de toekomst om het toekomstprofiel te realiseren. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen de benodigde inhoudelijke vertaalslag (van abstract naar concreet) en de benodigde slag in bestuurs- en organisatiekracht. Het toekomstprofiel is een stip op de horizon en daarmee nog abstract. Deze fase zetten we voort in 2022 door bijeenkomsten te organiseren met de raad, het college en het MT van de ambtelijke organisatie. Deze bijeenkomsten staan in het teken van onderlinge samenwerking, wederzijdse verwachtingen (wat heeft u van elkaar nodig?), en de strategische doelen.

5.3.6 Uitvoeren Nota verbonden partijen

Een belangrijk onderdeel van de strategische opgave ‘Samen sterk in de regio’ is het vaststellen van een nieuwe nota verbonden partijen. Doel van deze nota is om als gemeente meer grip te krijgen op de verbonden partijen en specifiek de gemeenschappelijke regelingen. In de nota verbonden partijen zullen werkafspraken worden gemaakt over de samenwerking tussen de ambtelijke organisatie, het college en de raad. Doel is om de kaderstellende en controlerende rol van de raad ten opzichte van de verbonden partijen te versterken.

In de tweede bestuursrapportage 2021 is voorgesteld de planning aan te passen naar 2022. De toekomstoriëntatie zal als uitgangspunt dienen voor de nieuwe nota. Ook worden regionale ontwikkelingen, zoals het informatieprotocol en gezamenlijke begrotingsafspraken, meegenomen in de nieuwe nota. Daarnaast is in de tweede helft van 2021 gewerkt aan het krijgen van meer zicht op de financiële risico’s van de verbonden partijen. Hieruit is ook het idee ontstaan om te gaan werken met zogenaamde toezichtregimes. Deze worden uitgewerkt in de nieuwe nota. In 2022 gaan we werken aan het maken van een nieuwe nota. Het streven is om deze in het derde kwartaal van 2022 voor te leggen aan de raad.  

5.4.1 Uitvoeren integraal veiligheidsbeleid 2020-2023 - Samen voor veiligheid

In 2021 is er ondanks de voortdurende coronacrisis met de komst van de verbindingsofficier veiligheid gewerkt aan de prioriteiten, zoals benoemd in het integraal veiligheidsbeleid 2022-2023. De week van de veiligheid heeft ervoor gezorgd dat we veel inwoners hebben bereikt met de campagne Vreemd. Daarnaast is met aansluiting en inzet van veel partners, onder regie van team veiligheid, gestart met het project veilig buitengebied.